Сопоставление запросов отдела продаж с каталогом с ИИ: полностью убираем ручной труд

Главная и наиболее явная трудность заключается в затратах времени. Автоматизация подбора позиций из каталога по запросам позволяет освободить до 20 часов каждую неделю для каждого специалиста. Это составляет половину всей рабочей недели, которую сотрудник мог бы направить на активное продвижение товаров, укрепление связей с ключевыми клиентами и привлечение новых партнеров. Вместо этого, он занимается функциями оператора по обработке информации, сравнивая несогласованные наименования.

Клиент вынужден ждать, пока менеджер ищет необходимые артикулы. Оперативность ответа на запрос сегодня служит одним из важнейших критериев, по которым выбирают поставщика. Задержка на несколько часов при подготовке коммерческого предложения может привести к тому, что клиент предпочтет более быстрого конкурента. Это ручное сопоставление создает существенное затруднение, прямо влияющее на конверсию продаж.

При выполнении однообразной работы фактор человеческой ошибки всегда присутствует. Сотрудник может выбрать неверный артикул, ошибиться с количеством или пропустить какую-либо позицию. Если подобная неточность допущена при формировании коммерческого предложения, она начинает стремительно увеличиваться. Это оборачивается ошибочным заказом на склад, отправкой не того товара, потребностью в оформлении возврата, и в конечном итоге, вызывает недовольство у клиента и приводит к ущербу для репутации.

Заказчик отправляет заявку: "Требуется счет на подшипники 205 и 305 в количестве 20 штук каждого, а также силовой кабель 3х2,5 - 100 метров". В этой заявке отсутствуют полные названия, указания на стандарты (ГОСТ, DIN) или детальные характеристики кабеля.

Специалист тратит от 20 до 30 минут. Сперва он занимается поиском по каталогу всех товаров, содержащих фразу "подшипник 205". Система предоставляет множество вариантов: с открытым или закрытым типом, от различных изготовителей. Аналогичная ситуация возникает с кабелем - ВВГ, ВВГнг, NYM. Работник вынужден связываться с клиентом по телефону или электронной почте для уточнений, что еще больше замедляет процесс.

ИИ-агент "Подборщик номенклатуры для КП" анализирует запрос. На основе истории продаж этому клиенту и общей статистики он определяет наиболее вероятные варианты. Система предлагает менеджеру на выбор: "Подшипник шариковый 6205-2RS (закрытый)" и "Кабель силовой ВВГнг-LS 3х2,5". Менеджер подтверждает выбор одним кликом, и позиции добавляются в КП. Время на обработку - меньше минуты.

Постоянный клиент из строительной отрасли отправляет запрос: "Требуется сотка ПВХ для канальи, 50 метров. А также швелер 10-й, 2 хлыста по 6м". В этом сообщении присутствуют как профессиональный жаргон ("сотка", "каналья"), так и орфографическая ошибка ("швелер" вместо "швеллер").

Неопытный специалист способен не разобраться в жаргоне, теряя время на интернет-поиски или беседы с коллегами. Поиск по слову "швелер" в базе данных, вероятно, окажется безрезультатным из-за допущенной ошибки. Все это вызывает промедления и создает впечатление некомпетентности перед клиентом.

Система обучена понимать отраслевую лексику. Она распознает, что "сотка ПВХ для канальи" означает "Труба ПВХ канализационная d=100мм". ИИ-агент автоматически исправляет опечатку и подбирает "Швеллер стальной горячекатаный 10П". Процесс полностью автоматизирован.

Клиент направляет спецификацию, оформленную в Excel-файле, содержащую 80 позиций, необходимых для комплектации объекта. Наименования, указанные в этом документе, были взяты из его собственной учетной системы и не соответствуют каталогу поставщика.

На выполнение этой задачи уходит несколько часов. Менеджеру приходится вручную копировать каждую строку, затем искать аналоги в собственном каталоге, а также проверять наличие и стоимость. При таком объеме информации шанс допустить ошибку приближается к 100%.

ИИ-агент "Подборщик номенклатуры для КП" обрабатывает весь файл целиком. Все 80 позиций он сопоставляет за 2-3 минуты. Если по каким-то позициям обнаруживается несколько подходящих вариантов или возникает потребность в уточнении, система выделяет эти строки и предлагает менеджеру выбор. В итоге, вместо многочасового ручного труда, менеджер получает практически готовый для коммерческого предложения список, требующий лишь точечной проверки.

Ваши специалисты смогут обрабатывать на 50% больше входящих заявок, сохраняя при этом прежнюю численность команды. Автоматизация берет на себя наиболее трудозатратные и рутинные операции, что дает возможность увеличивать объемы продаж без соразмерного увеличения расходов на сотрудников.

Время, необходимое на подготовку коммерческого предложения, сокращается с нескольких часов до считанных минут. Быстрый отклик на запрос клиента не только повышает его лояльность, но и значительно увеличивает вероятность успешного завершения сделки, не оставляя конкурентам возможности для опережения.

Специалисты отдела продаж перестают быть обычными операторами, занятыми поиском артикулов. Их внимание переключается на то, что приносит компании реальный доход: проведение переговоров, налаживание связей с клиентами, дополнительные продажи и работа со сложными проектами. Они становятся экспертами и консультантами, вместо того чтобы выполнять административные функции.