Наш Телеграм
Здесь мы просто и понятно расскажем об основных элементах нашего решения для организации закупок в Битрикс24.
Изначально Битрикс24 создавался для работы с клиентами, и в этом его основная функция как CRM-системы.
Но система полезна и в ситуациях, когда для выполнения заказа нужно закупить товары или услуги. Именно об этом пойдет речь.
В CRM обычно хранится много контактов, поэтому важно четко разделить клиентов и поставщиков. Для этого мы задаем нужные параметры и проводим сегментацию.
Мы дополнили карточку компании в CRM несколькими новыми полями:
НАСТРОЙКА ВОРОНОК ДЛЯ КЛИЕНТОВ И ПОСТАВЩИКОВ
Для взаимодействия с поставщиками используется отдельное направление - “Закупки (договора)”.
Зачем в CRM нужны разные направления сделок? Они позволяют управлять сложными проектами, например, оптовыми поставками или заказами на монтаж оборудования, с помощью уникальных наборов статусов. Такие направления нужны, когда процессы продаж для разных товаров или услуг сильно различаются.
Воронка “Заказы клиентов” выстроена для ведения сделок с покупателями и включает несколько этапов. Расскажем коротко, какие задачи решает менеджер на каждом из них.
Эта вкладка показывает актуальные данные о закупках и их статусах в виде удобной таблицы.
В любой момент можно посмотреть, как отдел снабжения продвигается по закупкам для конкретного заказа.
В приложении легко выполнить следующий шаги:
Приложение наглядно показывает ход работы с закупками: кто ответственный, какова цена каждого лота, а также какие условия и сроки поставки.
Главная задача закупщика - проанализировать лоты и договориться с поставщиками о лучших условиях.
Система сама подготовит коммерческое предложение для клиента, включив в него все цены и условия, что экономит время менеджера.
Узнайте больше о нашей системе управления закупками на платформе Битрикс24.
Разработанные нами смарт-процесс и приложение для отдела закупок избавляют от рутины и ускоряют работу.
Благодаря смарт-процессу деятельность отдела становится прозрачной и измеримой, а руководитель видит проблемные места. Процесс разбит на стадии в виде канбан-доски. На каждом этапе Битрикс24 ставит закупщикам конкретные задачи для продвижения вперед.
Рассмотрим кратко, чем занимается закупщик на каждом этапе.
Чтобы автоматизировать задачи на разных этапах, в смарт-процесс встроено специальное приложение. Его интерфейс помогает настроить параметры закупки, подготовить рассылку и свести все полученные ответы в единую таблицу для анализа.
На этом экране мы анализируем состав закупки. Это нужно, чтобы правильно настроить параметры рассылки и подобрать подходящих поставщиков на следующих шагах.
В разделе “Параметры закупки” мы указываем, от имени какого юридического лица отправляется запрос, и выбираем шаблон письма для рассылки.
Здесь мы формируем список получателей рассылки. Как уже говорилось, поставщиков можно выбрать из базы CRM, отобрать по нужной категории или просто загрузить списком email-адресов.
Напишите нам, закажите консультацию
Когда рассылка отправлена, каждый поставщик получает письмо с деталями закупки. В нем есть ссылка на веб-страницу, где он может указать свои цены и условия поставки.
Этот метод удобен для поставщика, так как он быстро вносит свои предложения по лотам. Закупщик же получает данные в структурированном виде, готовом к анализу.
Если поставщик нажмет кнопку “Спасибо, не интересно”, его отказ тоже будет зафиксирован в системе.
На отдельной веб-странице поставщик заполняет условия поставки и указывает цены для каждого лота.
Введенные данные сразу передаются в Битрикс24, где система автоматически создает таблицу для сравнения предложений.
Для выбора победителя закупщик использует сравнительную таблицу. Она создается автоматически на основе данных, предоставленных поставщиками.
Можно выбрать одного поставщика для всех лотов сразу или определить победителя по каждой позиции отдельно.
Когда победители определены, закупочная процедура в смарт-процессе переходит на этап “Согласование”.
Менеджер, ответственный за сделку с клиентом и запустивший закупку, получает об этом уведомление и готовит коммерческое предложение.
Напишите нам, закажите консультацию
Во время общения с клиентом менеджер получает от него подтверждение по условиям закупки. После этого клиентская сделка перемещается на стадию “Договор, счет”.
Это действие запускает в системе перевод закупочных процедур на этап “В закупки”. В результате автоматически создаются сделки с поставщиками-победителями в специальной воронке, которая помогает систематизировать дальнейшую работу.
Давайте коротко рассмотрим задачи на каждом этапе этой воронки. Для наглядности возьмем простой случай, когда с поставщиком используется схема предоплаты 50/50.
Чтобы отделить поставщиков от клиентов, в CRM используется специальный тип компании. В карточке контрагента можно указать группу поставляемых товаров или услуг и присвоить ему статус, например, “авторизован” или “запрещен”.
В системе можно настроить автоматическую рассылку запросов на основе готового шаблона. Поставщики заполняют свои цены и условия на специальной веб-странице, и эти данные сразу же поступают в Битрикс24.
Система автоматически генерирует сводную таблицу на основе данных от поставщиков. Эта таблица помогает проанализировать все предложения и выбрать победителя как по всей закупке, так и по отдельным позициям.
В карточке клиентской сделки есть приложение “Закупки”, где в виде таблицы выводится вся актуальная информация о закупках и их статусах. Там видно, как отдел снабжения работает по лотам, кто ответственный, а также цены и сроки поставки.
Как только клиент утверждает выбранного поставщика, система сама создает с ним сделку. В рамках этих сделок ведется договорная работа и контролируется поставка.
Дополнительные бизнес-задачи в сфере закупок
Мы готовы разработать для вашего Битрикс24 решение по управлению закупками, которое будет адаптировано под специфику вашего бизнеса.
© 2003 - 2026 All rights reserved.