Ни одна компания не может работать не имея такого учетного элемента как Счет, при этом, возникает необходимость представлять счет в различных формах и совершать с ним различные действия. Вокруг него выстаивается целая система коммуникаций, счет необходимо двигать по воронке в сторону оплаты, а после отгрузки товара или предоставления услуги необходимо сопровождать счет закрывающими документами.
В этой статье опишем основные возможности и способы автоматизации при работе со счетами.
Но, к сожалению, в отличие от других сущностей Битрикс24.CRM, Счета не обладают функциональностью бизнес-процессов, что ограничивает возможности автоматизации.
Невозможно создавать счета на определенных этапах лидов и сделок, не возможны вычисления, не возможны настройки параметров и пользовательских полей.
На помощь приходят разработчики и Rest Api.
Для решения задач автоматической работы со счетами мы имеем активити бизнес-процессов и вебхуки (скрипты, запускаемые по событиям). Так образом, мы можем создавать или изменять счета в любых сценариях при работе со сделками, контактами, компаниями, а также при изменении задач.
К примеру, мы можем опираться на текущий статус счета, для изменения статуса сделки, и наоборот. Можем изменять сумму по счету, если изменился тип сделки, или состав товарных позиций в ней.
Перед созданием счетов мы можем рассчитать различные параметры, к примеру: комиссии продавцов, платежных систем, можем вычислять и заносить особые условия и/или скидки в зависимости от объема. Иными словами, любая задача, которая стоит переда нами и лежит в области математики решается для того, чтобы автоматизировать процесс и исключить человеческую ошибку.
Часто наши клиенты просят автоматизировать такую рутинную операцию, как разбиаение счетов при частичной оплате. В этом случае выставленный счет копируется и обе копии изменяются с установкой статусов «оплачен» и «ожидает оплаты», соответственно.
Современные банки и платежные системы позволяют отслеживать факт оплаты счета. Как писали выше, для Яндекс.Кассы и Paypal этот процесс автоматизирован в базовой поставке. Для других систем мы можем автоматизировать получение отметки об оплате Счета и управлять статусом элементов Битрикс24.CRM для работы бизнес-процессов.
Хотя сущность Битрикс24.CRM Счет не имеет собственных бизнес-процессов, как показывает практика, все имеющие события удается обрабатывать и обеспечивать движение процесса по лидам/сделкам.
Возможности, которые предоставляет нам Битрикс24 в отношении коммуникаций, выделяют данную систему среди других.
Мы можем информировать всех участниках о любых событиях, которые происходят со Счетом, например:
1) Коммуникации для руководителя - о выставлении счета, об оплате, о подписании закрывающих документов
2) Коммуникации для клиента - о выставлении счета, о начале работ или доставки по счету, о перемещении или готовности заказа, о готовности закрывающих документов
3) Коммуникации для менеджера по продажам - о получении счета клиентом
Коммуникации могут осуществляться по каналам телефонии (автозвонок), sms, email, в мессенджерах и соцсетях. Излюбленная функция для каждого отдела продаж - это автоматическая доставка счета по email и sms при установке статуса «отправлен клиенту».
Работа со Счетами Битрикс24 в условиях интеграции с 1С.
В битрикс24 также можно настроить двусторонний обмен данными с 1С. Основной сценарий, который поддерживается для обмена счетами:
1) Счета создаются на стороне CRM;
2) Счета, при достижении определенного статуса, отправляются в 1С;
3) На стороне 1С может быть проведена оплата счета или его отгрузка, может быть изменен состав товаров счета их стоимость. Все эти данные будут автоматически отправлены в CRM при очередной синхронизации;
4) Эти же изменения на стороне CRM приведут к изменениям соответствующих заказов в 1С.
Элементарную финансовую отчетность можно получить в виде сводной таблицы в Google SpreadSheets. Для этого необходимо выполнить несколько действий:
1) Добавить пользовательские поля в счет (период начисления и статью дохода/расхода)
2) Обеспечить заполнение этих полей и перенос данных о счете в Google SpreadSheets по факту постановки статуса «счет оплачен»
3) Создать сводную таблицу по периодам начисления в нужном разрезе, например по статьям, по менеджерам и другим параметрам, при необходимости.
В настоящий момент в Битрикс24 есть встроенный функционал генерации печатных форм для документации к счету: договора, акты, счета фактуры и так далее.
В отдельных случаях мы применяем написание специфических генераций для нестандартных документов и ситуаций, когда требуется автоматическая отправка документов, или размещение этих документов в других сущностях или системах.
Одним из основных запросов наших клиентов - услуга по настройке SMS уведомлений, при отправке счета.
Не смотря на то, что клиенты хотят настроить только sms уведомления, мы всегда рекомендуем использовать дополнительные возможности, которые дают потрясающий эффект, это: авто-звонки с напоминанием о выставленном счете, email с приложенным PDF счета (который легко перенаправить в бухгалтерию), уведомления в мессенджер, уведомления в колокол Битрикс24.
Важно понимать, что уведомления можно делать не только по статусу отправлен клиенту, но также и по любым другим статусам.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Конструктор сайтов с нуля бесплатно
